Generell bin ich sehr zufrieden damit, wie ich meine Zeit einteile und nutze – ich kann jede Frist einhalten, bin meistens mit allem Wochen voraus und genieße dadurch sehr viel innere Ruhe und einfach das Gefühl, alles im Griff zu haben. Aber hin und wieder schleichen sich dann doch Fehler in mein Zeitmanagement und so kommt es zu unvollständigen To Do Listen, unnötigem Stress und reduzierter Motivation. Um dies in Zukunft zu vermeiden und euch vor den gleichen Fehlern zu bewahren, habe ich mir meine Kalenderübersichten der letzten Wochen angeschaut und analysiert, wo nicht alles so gelaufen ist, wie ich es mir vorgestellt habe.

1. Nicht genug Puffer

Ich neige dazu, jeden Tag 100%ige Funktionsfähigkeit von mir zu erwarten, was aber nicht immer der Fall ist. Manchmal ist man krank, müde, unmotiviert oder es kommt was dazwischen – das sollte man so weit wie möglich mit einplanen.

2. Zu strenge Planung von kreativen Aufgaben

Ich kann nicht auf Knopfdruck kreativ sein, weshalb Vorhaben wie „Dienstag um 10 Uhr Blogpost zum Thema XY schreiben“ häufig scheitern. Viel mehr Sinn macht es, Aufgaben, für die man in einer gewissen Stimmung sein muss, auf die Wochen-Liste zu schreiben und sie in einem Moment zu erledigen, in dem man die nötige Inspiration dazu hat.

3. Zu lockere Planung von Aufgaben, auf die ich gar keine Lust habe

Jeder kennt diese Aufgaben, die man immer weiter vor sich herschiebt, weil man gar keine Lust und Motivation dazu hat. Wenn ich sowas auf die wöchentliche Liste schreibe, wird es hin und wieder dann doch auf die nächste verschoben. Hier ist es besser, einen genauen Zeitpunkt einzuplanen, an dem man die besagte Aufgabe erledigen möchte.

4. Lieber effizient als abwechslungsreich

Wenn man schon mal am Laptop ist, gleich alle Aufgaben, für die man diesen braucht zu erledigen, erscheint logisch. Wenn man sich das zeitlich erlauben kann, find ich etwas Abwechslung allerdings immer die bessere Lösung – so macht das Ganze dann meistens doch mehr Spaß und die Zeit vergeht gefühlt schneller.

5. Vorlesungszeit unterschätzen

Wenn ich den ganzen Tag Uni habe, fehlt mir abends doch manchmal die Energie, noch irgendwelche anspruchsvollen To Dos abzuhaken. Ich sehe bei der Planung allerdings den leeren Tag, und hab das Gefühl, dass das ein verlorener Tag ist, wenn ich mir da nicht noch schnell ein paar aufgaben vornehme – im Endeffekt erledige ich diese dann meistens nicht zu meiner Zufriedenheit.

6. Zu viel Multitasking

Wenn man Dinge ordentlich, achtsam und entspannt erledigen möchte, sollte man Multitasking vermeiden – gerade wenn man eigentlich wirklich die Zeit dazu hat, eins nach dem andern zu erledigen.

7. Volle Tage ohne Prioritäten oder zeitliche Aufteilung

Der morgendliche Blick auf die To-Do-Liste kann ein überforderndes Erlebnis sein, wenn diese so voll ist, dass man keine Ahnung hat, wo man anfangen soll. Aus diesem Grund ist es besser, sich genau das bereits im Vorfeld zu überlegen und die Aufgaben dementsprechend einzutragen.

8. Verlass auf den analogen Kalender

Nicht oft, aber hin und wieder kommt es schon vor, dass ich eine wichtige Aufgabe vergesse, weil ich dann doch irgendwie nicht mehr dazu gekommen bin, einen Blick in mein Bullet Journal zu werfen. „Hey Siri, erinnere mich um … Uhr an…“ ist hier die Lösung.

9. Zu früh mit etwas anfangen

Kaum zu glauben, aber es gibt tatsächlich Situationen, in denen es besser ist, später anzufangen. Beispielsweise mit dem Lernen anfangen, bevor der Stoff eingegrenzt wurde, ist ein „Fehler“ der mir häufiger vorkommt – ärgerlich aber im Endeffekt auch kein Weltuntergang… besser etwas zu viel als zu wenig gemacht.

10. Davon ausgehen, dass andere die gleiche Arbeitsmoral haben wie man selbst

Nicht jeder antwortet innerhalb von 2 Minuten auf Mails – das ist etwas, was ich immer wieder lernen muss, wenn eine Projektplanung scheitert, weil ich diese Wartezeit vergessen habe einzuplanen.

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Welche Fehler schleichen sich hin und wieder in euer Zeitmanagement?