Man könnte glauben, dass ich nach Jahren des akribischen To-Do-Listen-Führens die perfekte Variante für mich gefunden hätte. Dem ist aber nicht so und ich glaube, die gibt es auch nicht. Je nach Situation, Laune und Motivationslevel verwende ich ein anderes System und fahre damit eigentlich ganz gut. Keine Art der To Do Liste ist besser oder schlechter als die andere – sie sind einfach unterschiedlich und ich merke mittlerweile in welchen Phasen welches System für mich am besten funktioniert. Den Erfolg einer To Do Liste messe ich hierbei nicht ausschließlich am Arbeitspensum, das ich damit schaffe, sondern auch an meinem psychischen Zustand während ich das tue.
„Die Klassische“
Eine wöchentliche To Do Liste, wie sie wahrscheinlich die meisten kennen, sieht bei mir oft so aus, dass ich gleich alle Aufgaben zum Wochenstart auf die einzelnen Tage verteile. Hierbei sind die Aufgaben meist recht vielfältig, sodass ich jeden Tag eine gute Mischung aus unterschiedlichen Bereichen habe.
Wann? In Zeiten, in denen es viel zu tun gibt und man genug Zeit, Motivation und Energie hat, sich auch wirklich konsequent an den Plan, den man am Anfang der Woche aufgestellt hat, zu halten.
Vorteile? Wenn man sich daran hält, kann man sicher sein, dass am Ende der Woche alle Aufgaben erledigt wurden und das Arbeitspensum im Vorhinein gleichmäßig bzw. an die Ereignisse der einzelnen Arbeitstage angepasst aufgeteilt wurde.
Nachteile? Es funktioniert nur, wenn man sich genau an den Plan hält – muss man noch Aufgaben vom vorherigen Tag nachholen gerät manchmal die ganze Wochenplanung durcheinander, was auf mich persönlich sehr demotivierend wirkt. Zudem kann es schwierig sein, schon am Anfang der Woche zu wissen, wie viel Energie man an den jeweiligen Tagen hat und auf welche Aufgaben man Lust hat.
Tipps: Um diesen Nachteilen entgegenzuwirken, sollte man ausreichend Puffer einbauen, sodass das Tagespensum wirklich machbar ist. Zudem verwende ich für solche Wochenpläne einen ausradierbaren Stift, sodass ich die Aufgaben noch nach Lust und Laune verschieben kann.
„Die Flexibele“
Weil ich es einfach nicht mag, wenn durch einen unmotivierten Tag mein ganzer Plan durcheinander gerät, mag ich auch gerne flexibele To Do Listen. Hierbei schreibe ich mir Sonntags eine Liste mit allen Aufgaben und Zielen für die kommende Woche. Die Täglichen To Do Listen schreibe ich dann immer nach und nach – also am Vorabend jeweils für den nächsten Tag – und picke mir hierfür einfach immer ein paar Aufgaben von der Wochenliste.
Wann? In Zeiten, die man schlechte vorausplanen kann. Perfekt, wenn man keine super wichtigen und aufwendigen Aufgaben hat, die unbedingt an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Diese Liste stammt zum Beispiel aus einer Woche, in der ich etwas gekränkelt habe und nicht genau wusste, in welcher Verfassung ich an den einzelnen Tagen sein werde.
Vorteile? Diese Art der To Do Liste ist sehr anpassungsfähig. Das steigert die Wahrscheinlichkeit, dass das Arbeitspensum machbar ist und die Aufgaben zu der Situation, in der man sich an dem Tag befindet, passen. So kann man sehr intuitiv arbeiten.
Nachteile? Wenn es wichtig ist, dass die Aufgaben an einem bestimmten Tag erledigt werden, macht dieses System keinen Sinn. Außerdem würde ich persönlich auch nicht darauf zurückgreifen, wenn sehr wichtige und umfangreiche Aufgaben anstehen – in diesem Fall brauche ich einen detaillierteren Plan, um meine innere Ruhe zu gewährleisten.
„Die Priorisierte“
Eine weitere Art der To Do Liste, die ich gerne verwende ist die, die in 3 Prioritäten unterteilt ist. Prio 1 heißt, die Aufgabe muss erledigt werden, Prio 2 heißt, sie sollte erledigt werden und Prio 3 heißt, sie kann erledigt werden. In diesem Fall handelt es sich hierbei um eine To Do Liste für eine ganze Woche, genauso kann man das aber auch auf einzelne Tage anwenden.
Wann? In Zeiten, in denen der Fokus nicht auf der Arbeit liegt, man aber trotzdem das ein oder andere erledigen muss oder möchte. Diese hier stammt beispielsweise aus einer Woche, wo meine komplette Familie zuhause war und wir einiges unternommen haben und das für mich auch eher „Urlaub“ als „produktive Zeit“ sein sollte.
Vorteile? Man ist sehr flexibel, hat aber trotzdem genau im Blick was wichtig ist und es besteht nicht die Gefahr, dass etwas untergeht.
Nachteile? Man hat keine konkreten Aufgaben für die einzelnen Tage und nachdem die erste Prio erledigt ist, neigt man vielleicht dazu etwas faul zu werden, weil die Anderen Aufgaben ja offensichtlich eh nicht super wichtig sind.
„Die Fokussierte“
Mir fällt es manchmal schwer, innerhalb eines Tages zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu switchen. Aus diesen Grund plane ich meine Woche gerne so, dass ich jedem Tag einen Fokus zuschreibe. Hier notiere ich mir keine konkreten Do Dos sondern eher Aufgabenbereiche. Um trotzdem sicherzugehen, dass nichts untergeht, schreibe ich das, was auf keinen Fall vergessen werden darf unter die Rubrik „what needs to be done“.
Wann? Wenn wenige, aber dafür umfangreiche Aufgaben anstehen.
Vorteile? Ich persönlich kann so länger, konzentrierter und motivierter arbeiten – man muss nicht immer wieder neu Kraft aufwenden, um in eine Aufgabe hineinzufinden.
Nachteile? Je nachdem welche Aufgaben anstehen, ist dieses Konzept nicht unbedingt umsetzbar.
„Die Projektbasierte“
Manchmal hat man aber nicht mal 5 Aufgabenbereiche, sondern nur ein ganz großes To Do. In diesem Fall schaffe ich mir hierüber gerne einen Überblick, indem ich das Projekt in einzelne Teilaufgaben unterteile und die anschließend auf die Wochentage verteile.
Wann? In Wochen, in denen man einen ganz bestimmten Fokus hat. In meinem Fall war das jetzt meine Praxisarbeit, die ich in der Woche zu Ende schreiben wollte.
Vorteile? Durch die Unterteilung in Teilaufgaben und die genaue Tagesplanung, weiß man genau wie man vorgehen muss und man sieht, dass man das Projekt bewältigen kann. So schafft man große Aufgaben, ohne dabei gestresst zu sein.
Nachteile? Solche Wochen sind relativ einseitig – ich persönlich mag es aber lieber sowas schnell und fokussiert durchzuziehen als ewig mit mir mitzuschleppen.
Aktuell ist meine Lieblings-Variante „die Fokussierte“, aber das kann sich von Woche zu Woche wieder ändern. Ich hoffe, euch hat dieser kleine Einblick in mein Bullet Journal der vergangenen Wochen in meinen Semesterferien / in sozialer Isolation gefallen und ich konnte euch dazu inspirieren, mehr mit euren To Do Listen herumzuexperimentieren. Schreibt mir gerne, wie ihr eure Woche am liebsten plant! 🙂
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