Leute, die wie ich, permanent eine To Do Liste führen, kennen sicherlich auch die Tage, an denen die Zeit, die Motivation oder die Energie nicht ausreichen, um all das zu schaffen, was man sich vorgenommen hatte. Wenn das nur ein einziger Tag ist und man es schafft diese Aufgaben dann am nächsten Tag nachzuholen, ist ja alles gut. Es gibt aber auch Phasen, in denen die To Do Liste von jedem einzelnen Tag so überfüllt ist, dass ein einziger unproduktiver Tag einen komplett aus dem Konzept bringen kann. Tagelang unvollständig abgehakte Aufgaben, immer weniger Zeit und immer mehr zu tun. Oft führen solche Tage, bei mir zumindest, dazu, dass mein Motivationslevel sinkt und ich somit noch unproduktiver werde – ein echter Teufelskreis. Aus dem ich mit folgendem 3-Steps-Masterplan aber dann doch meistens einen Ausweg finde.

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1. Mindset

Man muss sich bewusst werden, dass eine nicht geschaffte To Do Liste oftmals nicht heißt, dass man faul oder unproduktiv war, sondern einfach, dass man unrealistische Ziele hatte. Jeder von uns hat nun mal nur 24 Stunden am Tag, es passieren unerwartete Dinge und schlafen muss man halt auch. Anstatt sich auf die To Dos zu konzentrieren, die nicht abhakt wurden, sollte man sich vor Augen führen, was man an dem Tag alles geschafft hat.

Selbst wenn man an dem Tag tatsächlich nicht effizient gearbeitet hat, ist das auch okay. Selbst die erfolgreichsten Menschen haben Tage, an denen sie, aus welchen Gründen auch immer, nicht das schaffen, was sie sich vorgenommen haben. Mangelnde Motivation, Müdigkeit und fehlende Energie sind absolut menschlich.

Eine To Do Liste ist im Endeffekt auch nichts anderes als Ziele, die man sich selber setzt. Man sollte es mehr als Handlungsvorschlag, denn als Verpflichtung sehen. Denn was passiert, wenn du das nicht alles in den bestimmten Zeitraum schaffst?! Stelle dir das Worst-Case-Scenario vor und du wirst merken, dass es eigentlich keinen Grund gibt sich zu stressen.

2. Prioritäten

Natürlich gibt es auch Wort-Case-Scenarien die jetzt nicht unbedingt eintreffen sollten, aber es gibt auch welche, mit denen man ganz gut Leben kann. Indem man diese miteinander vergleicht kann man Prioritäten setzen.

Dinge, die man auf jeden Fall machen muss, wie zB eine Hausarbeit bis zur Deadline fertig schreiben, sollten oberste Priorität haben. Diese sollte man hervorheben und dann auch mit denen beginnen. Wenn man die priorisierten Aufgaben bis erledigt hat, fällt dann auch automatisch der Stress von einem ab, weil man weiß, der Rest ist nice to have, aber es passiert auch nichts, wenn ich es nicht schaffe.

Die Aufgaben, die man nicht unbedingt machen muss, aber gerne machen würde, weil man Spaß daran hat oder man weiß, dass sie einem guttun würden, gehören in der Prioritätenliste auf den zweiten Rang. Dazu gehören für mich beispielsweise Blogposts schreiben, Fotos machen oder Nägel lackieren. Solche To Dos setze ich auf meiner Liste in Klammern.

Die Aufgaben, die ich nicht unbedingt machen muss oder möchte werden in stressigen Phasen, in denen es für mich unmöglich ist alles zu schaffen, erst mal durchgestrichen – so bereiten sie mir nicht länger ein schlechtes Gewissen. Das sind dann meist Aufgaben, die sich auf den Haushalt beziehen – Bildung, Hobby und Job sind halt einfach wichtiger als Boden wischen.

3. Neustart

Am besten schreibt man sich in solchen Fällen eine komplett neue To Do Liste. Eine, die die Prioritäten berücksichtigt und in der die Ziele realistischer gesetzt sind. Hier plane ich dann, in solchen „Ausnahmesituationen“ (let’s be dramatic), sogar die genauen Uhrzeiten ein, wann ich was mache, inklusive genügend Puffer und Pausen. Das gibt mir irgendwie die Sicherheit, dass ich die wichtigen Dinge doch noch schaffe, und motiviert mich mehr, als wenn ich immer wieder auf die unvollständigen Listen von vergangenen Tagen zurückblicken muss.

Wenn man die Zeit dazu hat, sollte man auf jeden Fall in solchen Phasen versuchen, einen „get shit done“-Tag einzulegen. Einen Tag, an dem man nichts anderes macht als To Dos abzuarbeiten – keine Freunde treffen, kein Fernsehen, kein Einkaufen, am besten sich den ganzen Tag in der Wohnung einschließen. Klingt total traurig und unspaßig, macht einem die darauf folgende Zeit aber um einiges angenehmer. Ein Tag, um mal alles zu erledigen, was man ewig vor sich hergeschoben hat und zuzusehen, dass man bei seinen priorisierten Aufgaben ein großes Stück weiterkommt. Ich hatte mir an dem Sonntag vor den Weihnachtsferien einen solchen Tag genommen – habe die Hälfte meiner Hausarbeit geschrieben und einen Großputz veranstaltet – ich bin an dem Tag so happy ins Bett gegangen, weil ich wusste, dass die Ferien dadurch komplett stressfrei werden. Meiner Meinung nach ist ein „Get-Shit-Done“-Tag der perfekte erste Schritt aus einer unproduktiven Phase, aber auch der perfekte erste Schritt vor einer stressigen Phase.

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Führt ihr To Do Listen und wenn ja, wie reagiert ihr, wenn ihr nicht hinterher kommt? 😀